Sollten Unternehmen sich zertifizieren lassen?

13.12.2022 Im Bereich der Managementsysteme stellen Akkreditierung und Zertifizierung zentrale Begriffe dar, zwischen denen jedoch eine klare Abgrenzung vorgenommen werden muss.

Akkreditierte Zertifizierungen dürfen ausschließlich von akkreditieren Personen oder Unternehmen vorgenommen werden.

Dagegen führt stets eine unabhängige Stelle Zertifizierungen durch, welche jedoch auch akkreditierte Personen oder Unternehmen darstellen können. Eine Zertifizierung entspricht dabei einer Konformitätserklärung beziehungsweise einer Bestätigung, dass spezielle Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation vorhanden sind und ebenfalls nachgewiesen werden können. Mit diesen werden dann wiederum bestimmte Anforderungen erfüllt werden.

Ob es grundsätzlich sinnvoll für Unternehmen ist, sich mit einem Gütesiegel oder einer Zertifizierung auszeichnen zu lassen und welche Kriterien es in diesem Zusammenhang ankommt, klärt der folgende Beitrag.

Zertifizierung – Das steckt dahinter

Bei einer Zertifizierung handelt es sich um ein Verfahren, welches durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle durchgeführt wird. Durch diese findet eine öffentliche und schriftliche Bestätigung statt, dass festgelegte Anforderungen durch ein System, einen Prozess oder ein Produkt erfüllt werden.

Beziehen kann sich diese Bewertung der Konformität sowie die anschließende Bestätigung auch auf das vollständige Unternehmen, mehrere Systeme, Personen, Prozesse oder einzelne Dienstleistungen und Produkte. Qualitätsmanagementsysteme legen dabei die genauen Anforderungen fest, etwa in Form von zertifizierbaren Normen.

Eine große Bedeutung kommt diesbezüglich der Darlegung zu. Bevor ein entsprechendes Zertifikat durch eine unabhängige Stelle ausgestellt wird, muss durch diese nachgewiesen werden, dass eine Konformität mit den jeweiligen Anforderungen besteht. Die Darlegung bezeichnet damit eine Art Nachweis über sämtliche systematische und geplante Aktivitäten, welche in dem entsprechenden Managementsystem realisiert werden. Entscheidend ist dabei außerdem, dass sämtliche Vorgänge, welche für die nachzuweisende Qualität relevant sind, angemessen dokumentiert werden. Daneben sind allerdings auch interne Darlegungen denkbar, beispielsweise in Form einer Selbstbewertung oder eines Qualitätsaudit.

Externe Darlegungen bestehen unter anderem in einem Zertifizierungsaudit oder einem Lieferanten- oder Kundenaudit. Die Verleihung des entsprechenden Zertifikates erfolgt dann im Nachgang des bestandenen Audits.

Diese Gründe sprechen für eine Zertifizierung

Die Entscheidung, eine Zertifizierung anzustreben, kann aus vielerlei Gründen getroffen werden.

So kann zum Beispiel ein einzelner Kunde die Zertifizierung verlangen, da diese eine Voraussetzung seines eigenen Qualitätsmanagements darstellt. Daneben können jedoch ebenfalls Marktmechanismen die Erlangung eine Zertifizierung nötig machen, etwa, wenn der Markt sich ausschließlich mit einem Zertifikat zugänglich zeigt.

Viele Unternehmen verspüren allerdings auch eine eigene Motivation für die Zertifizierung, um ihre Qualitätssicherung zu optimieren. Nicht zu unterschätzen ist der Effekt einer Zertifizierung daneben auch im Marketingbereich. Im Fall der CE-Kennzeichnung sowie des medizinischen Bereichs verlangt häufig auch der Gesetzgeber eine bestimmte Zertifizierung.

Zertifizierung – Sind Risiken zu bedenken?

Im Zusammenhang mit der Zertifizierung können sich allerdings durchaus auch Probleme ergeben. Ein Beispiel dafür stellt eine Missachtung der eigenen Regeln dar, welche das Unternehmen für sich im Rahmen seines zertifizierten Qualitätsmanagements auferlegt hat.

Kommt es zu einem Verstoß gegen die Maßstäbe, welche seine Organisation selbst für sich geschaffen hat, muss sie sich daran messen lassen. Hinsichtlich Haftungsfällen besteht darin ein Risiko, welches nicht unterschätzt werden sollten, beispielsweise bezüglich der Wirkung auf Versicherungen. Aus diesem Grund ist es stets zu empfehlen, Maßnahmen zu etablieren, welche zu jeder Zeit gewährleisten, dass die Standards und Regelungen uneingeschränkt einzuhalten sind.

Um eine möglichst hohe Rechtssicherheit zu erhalten, ist außerdem darauf zu achten, anstatt einer nicht-akkreditierten eine akkreditierte Zertifizierungsstelle zu wählen. Erfolgt die Zertifizierung durch eine Stelle, die selbst nicht akkreditiert ist, können die entsprechenden Zertifikate niemals eine eindeutige Bedeutung aufweisen. Vor allem in Versicherungsfällen muss sich das vorliegende Zertifikat häufig als formell zeigen. Durch die Versicherung wird ihre Leistungshöhe davon abhängig gemacht, ob die Ausstellung des Zertifikats durch eine akkreditierte Stelle erfolgt ist.

Zum Beispiel existieren in Deutschland aktuell rund 120 Zertifizierungsstellen für das Qualitätsmanagement, welche akkreditiert sind. Die Auswahl zeigt sich so im Allgemeinen als recht umfangreich, sodass es kaum ein Problem darstellt, einen passenden Zertifizierungspartner zu finden.

Die Rolle der freiwilligen Zertifikate

Dennoch stellt sich in zahlreichen Unternehmen und Organisationen die Frage, ob sie eine Zertifizierung auch auf freiwilliger Basis anstreben sollten. Vielleicht würde sich so schließlich nur ein größeres Risiko in rechtlicher Hinsicht ergeben.

Es ist generell nicht abzustreiten, dass Zertifizierungen durchaus eine große Chance für den unternehmerischen Erfolg darstellen können, in sich jedoch auch nicht zu vernachlässigende Risiken tragen.

Sichern Unternehmen im Rahmen ihrer Zertifizierung zu, dass sie spezielle Anforderungen erfüllen entsteht automatisch ein gewisses Leistungsniveau, welches als Maßstab für die zukünftigen Handlungen im Unternehmen steht. Wird dieses Leistungsniveau zu einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr erreicht, besteht ein hohes Risiko in dieser nicht vorliegenden Konformität.

Um bei dem Beispiel eines Versicherungsfalls zu bleiben, kann sich die Beweisführung für Unternehmen jedoch auch erheblich erschweren, wenn etwa kein Zertifikat für das Qualitätsmanagement vorhanden ist. Die Herausforderung, abseits eines systematischen Managementsystems eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen, zeigt sich als nicht zu unterschätzen. Ratsam ist es im Zweifel so, eine entsprechende Zertifizierung durchführen zu lassen.

Die Befristung der Zertifizierungen

In der Regel zeigen sich Zertifizierungen als befristet. Nach einer bestimmten Zeit wird somit eine erneute Zertifizierung nötig, um die Konformität mit den jeweiligen Anforderungen fortlaufend zu belegen. Die Befristung beträgt dabei meistens drei Jahre.

Die Zertifizierungsstelle kann von den Unternehmen nach eigenen Kriterien ausgewählt werden. Es lassen sich dabei sowohl Stellen finden, die sich als spezialisiert und branchenbezogen zeigen, als auch solche, die sämtliche Scopes abdecken, wie zum Beispiel die DEKRA oder der TÜV.

Zertifizierung aus reinem Selbstzweck?

Es zeigt sich somit, dass Zertifizierungen durchaus eine sehr große Rolle spielen können. Jedoch kann durch sie etwa die Qualität der Produkte nicht automatisch gesteigert werden, nur, da sie vorhanden ist. Einen Selbstzweck stellt die Zertifizierung somit nie dar, dennoch handelt es sich bei ihr um ein empfehlenswertes Instrument, um eine Sicherung und Verbesserung der Produktqualität vorzunehmen.

Im Fokus sollte so niemals ein Zertifikat oder eine Urkunde stehen, sondern vielmehr die Leistung, welche diese Dokumente begründen. Wichtig ist vor allem, für die Zertifizierung auf einen zertifizierten Anbieter zurückzugreifen. Ansonsten besteht das Risiko, kann die jeweilige Auszeichnung auf dem Markt nicht akzeptiert oder anerkannt wird.

Vor allem im Bereich des Qualitätsmanagements zeigt sich für die entsprechenden Systeme kaum eine Alternative dazu, kostspielige Zertifizierungen zu durchlaufen, damit sich das genutzte Qualitätsmanagementsystem tatsächlich als rechtsicher zeigt – etwa als Nachweis gegenüber der Versicherung.