Das papierarme Büro ist Realität: 75 Prozent an Papier wurde eingespart

8.1.2016 Tiroler IT-Unternehmer startete einen Selbstversuch und ist von den Ergebnissen selbst überrascht

Wien - Die Vorarbeiten waren intensiv und detailreich. Der Projektstart war am 1. Jänner 2014. Jetzt, nach zwei Jahren, liegen die konkreten Ergebnisse des 10 Personen Unternehmens vor. Das ‘papierarme Büro’ des Tirolers Markus Reitshammer ist Realität geworden.

Die Ergebnisse im Detail: das ehemalige Papierarchiv wurde um 75 Prozent reduziert, der Platz kann jetzt anders genutzt werden. Beim Drucken, damit auch bei den Druckkosten, gab es Einsparungen von 50 Prozent. Der Postversand ging um fast die Hälfte zurück, weil die Dokumente vielfach nur mehr elektronisch weitergeleitet wurden. Das mühsame und zeitaufwändige Stöbern im Archiv gehört der Vergangenheit an, zumal jetzt alle Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine oder Berichte ganz einfach per Mausklick verfügbar sind. Das spart Zeit, Geld und Energie. Und die Effizienz bei den Mitarbeitern hat sich weiter erhöht.

Dabei war die Begeisterung bei den 10 Mitarbeitern der Tiroler IT-Schmiede ‘Re-Systems’ anfangs eher schaumgebremst. Hieß es doch von alten Gewohnheiten Abschied zu nehmen, die Papierflut massiv zu reduzieren und auch neue Programme zu lernen. Doch bereits nach einigen Monaten war erkennbar, dass die elektronische Verknüpfung auf allen Ebenen viele Vorteile bringt. Ein wichtiger Punkt war auch die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen, möglich geworden durch jenes Gesetz, welches die Verpflichtung zur digitalen Signatur abschaffte. Und ja, statt des Druckers ist mittlerweile der Scanner im Büroalltag fast wichtiger geworden. Der Grund: die noch in Papierform eintreffenden Belege werden gescannt, also elektronisch erfasst und anschließend digital per Mausklick weiter verarbeitet.

Das ‘völlig papierlose Büro’ bleibt freilich noch eine Vision. Auch deshalb, weil es nach wie vor Menschen gibt, die lieber eine ‘echte’ Rechnung aus Papier in Händen halten als sich ebendiese am Computer anzusehen.

Markus Reitshammer (Geschäftsführer Re-Systems): ‘Nein, wir sind keine Papiergegner. Meine Ideen skizziere ich für mich noch immer auf Papier. Und ich lese auch sehr gerne Bücher. Dass Papier aber in Form gedruckter Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen im Archiv verstaubt, ist absolut entbehrlich. Und kostet Geld.’

‘Der Erfolg unseres Selbstversuches beruhte auf drei Säulen: Mitarbeiter, die überzeugt sind und das Projekt mittragen. Geringfügige Investitionen in eine intelligente und auf das jeweilige Unternehmen bezogene Software. Und dann vor allem der lange Atem, dranbleiben, das Ziel bis zum Ende verfolgen.’